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Guide des reponsables

Introduction

Bienvenue dans la grande famille de l’Association des Etudiants de l’Université de Technologie de Belfort-Montbéliard (AE UTBM ou AE). Merci de nous avoir rejoint dans cette grande aventure en faisant vivre l’essence même de l’AE : ses activités.

La vie d’un responsable d’activité est rarement un long fleuve tranquille, d’autant plus s’il est en charge d’une grande activité. Nombre de questions viendront à lui le long de son périple pour mener à bien son ou ses projets. C’est pour cela que ce guide a été créé : vous avez des questions, nous avons des réponses. Chacun trouvera les informations essentielles pour le fonctionnement de son activité aussi bien s’il s’occupe d’une petite activité que s’il organise l’intégration.

Ce guide a pour vocation de traiter de la façon la plus exhaustive possible de ce dont un responsable d’activité peut être amené à utiliser pour le succès de son entreprise. Il est fortement recommandé de le lire entièrement, en sélectionnant, bien entendu, les points qui vous concernent. Ce guide traite aussi des bonnes pratiques à suivre pour assurer un minimum de cohérence dans l’action de l’AE. J’attire votre attention sur les deux premiers chapitres traitants de vos responsabilités et du fonctionnement de l’AE, points indispensable à connaître.

Certaines informations pourraient manquer, des imprécisions pourraient s’être glissées dans ce guide : dans tous les cas n’hésitez pas à solliciter le bureau de l’AE pour tout complément d’information ou question. De même ce guide a vocation à évoluer et à être complété, toutes vos remarques, suggestions et contributions sont les bienvenues pour le rendre le plus complet et le plus utile possible.

Bonne lecture, et merci encore de faire vivre l’AE à travers ses activités.

Sommaire

  • Le rôle du responsable d'une activité (en bref)
    • Faire vivre l’activité
    • Projets, budgets et bilans
    • Vos responsabilités
    • Préparer votre succession
  • Fonctionnement de l'AE
    • Les commissions de pôle
    • Les conseils d’administration
    • Les assemblées générales
    • Planning indicatif
    • Créer une activité
  • La trésorerie
    • Introduction
    • Préparer un budget, les clés d’un bon budget [TG,TI]
    • Tenir sa compatibilité sur le site de l’ae [TG]
    • Consulter ses comptes sur le site de l’ae [TG,TI]
    • Faire son bilan financier [TG, TI]
    • Acheter [TI]
    • Les notes de frais [TG,TI]
    • Prestataires [TG,TI]
    • Facturer [TG,TI]
    • Ce qui possible, ce qui ne l’est pas [TG,TI]
  • La communication
    • Introduction
    • Bien utiliser les logos (AE, UTBM, club)
    • Les règles de l’affichage
    • Utiliser le site de l’AE
    • Bien utiliser les mails
    • Écrire un article dans les journaux “internes” à l’UTBM
    • La presse
    • T-shirt
    • Utiliser d’autres supports pour communiquer
    • Faire un dossier pour une demande de subvention
    • Faire un bilan d’activité (pour les partenaires)
  • La gestion
    • Horaires pour les réunions publiques
    • Réserver une salle sur le site de l’AE
    • Les conventions de locaux (à mettre à jour)
    • L’assurance (ce qui est pris en charge, extensions possibles)
    • Faire l’inventaire de son matériel sur le site de l’AE
    • Réserver du matériel sur le site de l’AE
    • Les clés des locaux de l’AE
    • Le courrier
    • Le téléphone
  • Organisation d'évènements
    • Introduction
    • Vente de boissons (BDF, autorisations…)
    • Louer des vehicules (PSA, agences)
    • Emprunter du matériel aux collectivités
    • Faire appel à une société de sécurité
    • Faire appel à une société de ménage
    • Faire appel à une société de transport
    • Diffuser de la musique lors d’une soirée : La SACEM
    • Son et lumière
    • Evénement sur la voie publique
    • Organisation d’une soirée
    • Particularités de chaque salle à savoir
  • L'informatique
    • Liste des membres
    • Boîte e -mail
    • Espace web
    • Clés d’un site web réussi
    • Fichiers sur le site de l’AE, Webdav, AEdrive
    • Photos dans le SAS
    • Résumé des outils sur le site de l’AE
  • SOS
    • Consignes générales de sécurité
    • Que faire en cas de vol
    • Que faire en cas de dégradation de matériel
    • Que faire en cas d’accident corporel/malaise
    • Que faire en cas d’agression/bagarre
  • Informations utiles, Bibliographie, Annexes
    • Interlocuteurs
    • Adresses, siége social
    • Numéros (SIREN, APE, MAIF…)
    • Bibliographie / Lectures recommandées
    • Demande d’ouverture temporaire d’un debit de boissons
    • Note de frais